這周想跟大家分享的是「0加班的高效專案管理術」。這本書解決了許多我之前在工作上所遇到的盲點但許多內容也與我實際工作中有所牴觸,這到底是怎麼樣的一本書呢?讓我們繼續看下去!


專案管理工作術,已成為商務人士必備技能

還記得前些日子在跟同事聊天時,他提出了一個問題:「專案要怎麼定義?」當時我也思考了許久,而這本書中所提到的定義,我相當認同。

【專案型工作】
‧有明確交期或截止期限,在一定期間內完成的工作。
‧必須和其他部門(非長期每天合作的部門)、外部公司或個人共同進行的工作。
‧過去從未做過,且雖然已經訂定期望達成的目標,但實現目標的具體方法或程序還不明確。

以我們公司來說,許多的工作皆已是專案型工作,並非一定要冠上「XX專案」之名,更精準一點來說,現在正邁向專案型工作的時代,日常庶務即將被取代,即便導入人工智慧或自動化,專案型工作這類非固定式且須多人參與的工作內容,也難以被取代,甚至更能突顯其重要性。


專案由始至終四階段:起始、規劃、執行、結案

起始

「 如果我有1小時拯救世界,我會花55分鐘去確認問題為何,只以5分鐘尋找解決方案。」-愛因斯坦

我個人以往的經驗是,被賦予一個專案後,直接埋頭苦幹,類似打Game時用「硬輾」的方式想要過關,而最終發現時不時要回頭修正,搞得整個團隊不斷加班、能量耗盡,消耗超乎預期的成本。由此可見,一個好的開頭是相當重要的。

先決定專案經理吧

一個專案團隊若沒有資訊彙整中樞,其溝通成本相對來說會非常龐大,因此有了專案經理( Project Manager)這個職位的產生。PM須不斷的進行垂直與水平溝通,彙整專案的進度與資訊,提升團隊溝通效率,簡單來說,PM就是這個團隊的資訊樞紐。

最快速學習最基本的知識

專案幾乎都是未知、之前未做過的內容,在這之中時常會遇到我們完全未接觸到的領域。最近我正在帶實習生執行與寵物業者的合作專案,整個team包含我,都沒有養過寵物的經驗,到底要如何與業者接洽,甚至洽談到合作?

我建議所有成員要在短時間內快速的去查詢寵物沙龍相關的資訊,大量閱讀,或是去請教身邊有養寵物的朋友,盡可能的蒐集與寵物相關的資訊。但實際上整個team裡面,有確實去執行這件事的人實為少數,在跑完店家洽談後,發現面對部分店家的提問,只能啞口無言,只因對這個領域的了解實在太少。

針對專案做功課是非常基本且重要的,本書提到一個方式與我不謀而合-到大型實體書店找參考書。網路固然方便,但深度我認為仍不比專業書籍,且網路搜尋會因搜尋紀錄而影響,因此在搜尋資料時可善用無痕網頁,避免持續搜尋到相同資訊。在台北時最喜歡去重慶南路的三民書局,他們的書目分類非常詳細,找到我需要的分類後,開始一本本瀏覽目錄,尋找有用的資訊,老實說到目前為止,還沒讓我失望過。

建立一張完整的Map

製作一份完整的章程是相當重要的,一方面重新消化資料、整理思緒,另一方面可以讓上司清楚知道這個專案的各個走向。我們公司的內部溝通以XMind這套心智圖軟體為主,相較於傳統的文件檔,確實能讓編輯者及閱讀者更快速的整理並理解整個專案的脈絡。


規劃

當專案規劃pass後,接著就要尋找最短最快的路徑,往目標全速前進!這個過程是最多人遇到困難的地方,也是執行面上是否能夠順利的關鍵點。

細分專案任務

這點我在之前的任務上有深刻的體會,在之前的募資專案上,關於細節任務主要是我先整理並列出,再於會議上跟其他同事討論,但在執行時卻發現有許多細節遺漏了。像是銷售頁訂在3周後完成,但卻忽略了架構建立、視覺設計、文字查核等細節,因此執行時同事們變得無所適從,不知從何下手。

書中建議可以邀請專案中各個職級的人參加,並利用便利貼,請各位寫出若要達到這個目標,必須做的事情。這個方式有以下優點:

‧透過「寫在紙上」這個動作,就不用擔心他人眼光,輕鬆寫下自己的想法。
‧比起專案經理一個人細分,各個職級與部門的人一起思考,更不會遺漏細節。

所有任務的產出,以「物品」明確定義

無論是學生還是商務人士,這一直是許多團隊的痛點。任務分配完後,還須訂定它的產出,更重要的是,要用「名詞」來定義!!!

以學生社團為例,在訂定細流時常常出現「活動一驗」、「活動二驗」之類的檢核點,但時常發生「A組在一驗時已經有完整的關卡架構,而B組仍在規劃階段」。因此在訂定任務產出時,盡量避免「動詞」,改以「名詞」為主。像是將活動一驗改為「關卡名稱、玩法、配分、道具」,讓當事人可以有所依據的安排相關進度,事後在檢核時,也比較不容易有上下認知不一的情況產生。


執行

基本上起始及規劃皆順利的話,到了執行面問題可能會比較少一點,這部分節錄本書的重點與大家分享。

發生延遲時,要研擬更正策略

專案進度延遲可能有以下幾個原因:

  1. 依存關係:專案中許多任務是彼此依存的,A任務沒做完,B任務就不能執行。如果遇到這樣的狀況時,可以先嘗試拆解A任務,將會影響B任務的part先進行,即可降低專案延遲的機率。
  2. 分派調整:整個團隊的互助相當重要,若能讓每個人的時間都100%的發揮,即使不用加班,也可以有效完成任務。簡而言之,就是將細分後的任務,分派給其他比較游刃有餘的人。
  3. 以上都無法改善時:專案就是這麼有趣,難免還是會遇到以上兩種方法都無法改善的狀況。此時就必須針對專案三要素-「交期」、「成本」、「品質」來調整。
【Example】
今天因協力廠商製造delay,導致產品無法順利產出,PM必須盡快與相關負責人討論,要從三要素的哪個點著手。
‧交期:延後產品交貨時間,但勢必達到應有的品質。
成本:請備用合作廠,加派緊急訂單,由於是急單,成本勢必會上升。
品質:請廠商不論品質如何,一定要在規定的交期內交貨。

所以,這些內容在工作上完全適用嗎?

我覺得80%相當適用,而另外的20%則是視情況調整。

其實「專案工作術」的原理都是相同的,但本書的出發點皆以大型企業為主,若想使用在新創企業時,有些部分我覺得可以更為活用,畢竟新創的特點之一就是極具彈性,倘若刻意拘泥在一些步驟上,反而本末倒置。

這本書適合哪些族群呢?

適合任何領域,對於專案完全沒有概念的初心者。

我蠻推薦剛出社會的新鮮人,不分職業,都可以看看這本書。工作的效率會大大影響一個人的生活,工作上有效率,除了可以提高工作產出,另外也有多餘的時間充實自我的私生活(這點真的有深刻的體悟)。時間,真的就是最大的成本啊……(遠望)

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